Crear reservas

Crear una reserva manual

1. Ve al Panel de control (o abre un alojamiento desde Alojamientos).
2. Haz clic en Nueva reserva.
3. Selecciona el alojamiento y las fechas de entrada y salida.
4. Indica la Forma de pago si ya la sabes. Puedes dejarla para después.
5. Si las fechas se solapan con otra reserva activa del mismo alojamiento, RegistroViajero te avisa con un indicador de overbooking, pero te deja crear la reserva igualmente — útil para conflictos legítimos entre OTAs.

La reserva se crea en estado Esperando huéspedes. A continuación, añade huéspedes y envía los enlaces de check-in.

Forma de pago e importe

El Ministerio pide en cada parte cómo pagó el huésped. RegistroViajero recoge también, solo para ti, cuánto le cobraste.

Los dos campos están en la tarjeta Datos de la reserva, dentro de la reserva. La Forma de pago aparece además al crear la reserva.

Forma de pago

Es una de estas ocho opciones, las mismas que acepta SES.HOSPEDAJES:

Opción	Cuándo usarla
Efectivo	El huésped pagó en metálico.
Tarjeta	Pago con tarjeta, en el alojamiento o a distancia.
Transferencia	Transferencia bancaria.
Plataforma de reservas	Cobró la OTA (Airbnb, Booking, etc.) y tú recibes la liquidación.
Pago por móvil	Bizum, Apple Pay, Google Pay y similares.
Tarjeta regalo	Tarjeta o bono regalo.
Pago en destino	El huésped paga al llegar.
Otro	Cualquier otra forma.

Dos atajos, para que no tengas que elegirla una y otra vez:

• Las reservas importadas de un calendario de una OTA se crean con Plataforma de reservas, porque esa plataforma es la que vendió la estancia.
• Al crear una reserva a mano, RegistroViajero propone la forma de pago de la última reserva de ese alojamiento que tenga una. Es una propuesta: cámbiala cuando no encaje.

INFO

Si la dejas Sin especificar, el parte se envía con Otro. Es una respuesta válida ante el Ministerio, pero deja de decirte a ti cómo se pagó esa estancia.

Importe total

Lo que cobraste al huésped por la estancia, impuestos incluidos.

• No se envía al Ministerio. SES.HOSPEDAJES no tiene ningún campo de importe: del pago solo pide la forma. Es tu propio registro.
• Aparece en la reserva y en el PDF del parte de viajeros que puedes descargar.
• Hace falta una Forma de pago antes de guardar un importe: el importe se guarda junto a ella.
• Se escribe con coma o con punto decimal (1.234,56 y 1234.56 valen igual) y admite como máximo dos decimales.

Referencia

Tu propio identificador de la estancia — el localizador de la OTA, el número de factura, lo que uses para reconocerla. Se edita en la misma tarjeta Datos de la reserva y se puede buscar desde el buscador rápido.

Sí viaja al Ministerio: es la referencia del contrato de hospedaje. Si la dejas vacía se envía un identificador interno de la reserva, así que conviene que sea tu localizador real.

Las reservas importadas de un calendario llegan con el localizador que publique la plataforma — Airbnb publica su código de confirmación. Las plataformas que no lo publican en el calendario, como Booking.com, crean la reserva sin referencia y puedes escribirla tú.

WARNING

La tarjeta Datos de la reserva se bloquea completa en cuatro estados: Enviada al Ministerio, Confirmada, Archivada y Bloqueado. En los dos primeros hay una comunicación en el Ministerio, así que para corregir la forma de pago hay que anular la comunicación, cambiarla y volver a enviarla. Una reserva Archivada se reactiva, y un Bloqueo de fechas no tiene datos de reserva que editar.

Menores de 14 en la reserva

Un menor de 14 años declarado aparece dentro de la reserva como una fila anidada bajo el adulto que lo declaró, no como una tarjeta de huésped. La posición es la información: dice quién responde por quién.

• La fila muestra nombre, edad y parentesco, redactado desde el adulto — «Con Hans Müller (padre)» — porque el parentesco nombra el papel del adulto, no el del menor.
• No tiene enlace ni código QR: no hace check-in.
• La línea de ocupación de la reserva separa a quien hace su propio check-in de los menores declarados, para que el total cuadre de un vistazo.

Un menor sin adulto responsable

Si un menor queda sin adulto responsable —porque eliminaste a quien lo declaró— su fila lo avisa en ámbar. Una reserva así no se puede enviar: el parte necesita el parentesco. Vuelve a asignarle un adulto desde el editor del menor.

Al eliminar a un adulto que ha declarado menores, RegistroViajero te lo dice antes de confirmar, para que no descubras después que quedaron sueltos.

Overbooking y solapamientos

Dos reservas se solapan cuando coinciden en el mismo alojamiento y sus fechas se cruzan (las reservas archivadas no cuentan, y dos estancias consecutivas —la salida de una el mismo día que la entrada de otra— tampoco). Cuando eso ocurre:

• La reserva muestra una etiqueta de overbooking que puedes pulsar para comparar con la reserva con la que choca.
• En el listado de Reservas puedes activar el filtro Solo con overbooking para ver de un vistazo todas las reservas que se solapan y resolver los conflictos.

El indicador es un aviso, no un bloqueo: RegistroViajero nunca te impide crear o gestionar una reserva por solaparse.

Vista de calendario

Desde el Panel de control tienes un calendario mensual de llegadas: cada día muestra un anillo que resume los check-ins de esa jornada por estado. Pulsa un día para ver la lista de llegadas de ese día y, desde la lista, abrir cualquier reserva.

Importar reservas

Puedes importar reservas automáticamente desde plataformas de reservas mediante calendarios iCal. Las reservas importadas aparecen con el indicador visual de su origen (Booking.com, Airbnb, VRBO, etc.).

Las reservas importadas que no incluyen datos de huéspedes se crean sin huéspedes — tú decides si añadir huéspedes o bloquear las fechas. Ninguna plataforma publica el nombre del huésped en el calendario: lo que sí publica Airbnb es su código de confirmación, que llega como Referencia.

Cancelaciones automáticas

Si la OTA cancela una reserva aún sin enviar, RegistroViajero la archiva tras un breve margen de seguridad en el siguiente sync iCal (cada 15 minutos). Las reservas ya enviadas o confirmadas al Ministerio no se archivan solas: se marcan con Requiere anulación. Ver Importar calendarios (iCal).

Reactivar una reserva archivada

Si necesitas recuperar una reserva archivada por error, ábrela y, en el menú Acciones, pulsa Reactivar. RegistroViajero:

• Vuelve a abrir la reserva (estado Esperando huéspedes o Listos para revisar según los datos existentes).
• La desvincula del feed iCal que la archivaba para que no vuelva a archivarse en el próximo sync.

Reactivar a mano vs. reactivación automática

El desvinculado ocurre cuando tú pulsas Reactivar. Es distinto de cuando la propia OTA vuelve a listar la reserva con fechas nuevas: en ese caso RegistroViajero la reactiva solo y mantiene el vínculo con el calendario. Ver Importar calendarios (iCal).

Más detalle en Reactivar una reserva.

Bloqueo de fechas

Puedes reservar fechas de un alojamiento sin huéspedes (mantenimiento, uso personal, etc.):

1. Crea una reserva con las fechas, sin añadir huéspedes.
2. En la reserva, abre el menú Acciones y pulsa Bloquear fechas.

La reserva pasa al estado Bloqueada: las fechas constan como no disponibles, no se pide ningún dato de huésped y no se comunica nada al Ministerio. Puedes desbloquearla en cualquier momento desde el menú Acciones con Desbloquear.

Envío automático al Ministerio

Cada reserva decide por sí misma si se envía sola al Ministerio o la envías tú a mano:

• En el listado de Reservas, las reservas que ya has revisado (Revisada) muestran un pequeño icono que indica de un vistazo qué ocurrirá: un reloj (se enviará automáticamente) o una mano (la enviarás tú manualmente).
• Al abrir una reserva, el recuadro de estado te recuerda si se enviará sola —y en qué fecha— o si la tendrás que enviar tú.
• Cada reserva nueva parte del valor por defecto de tu agencia (Ajustes → Agencia), pero puedes cambiarlo estancia por estancia: abre la reserva y, en el menú Acciones, activa o desactiva Envío automático.

Así puedes, por ejemplo, dejar que una reserva concreta se envíe sola aunque en tu agencia el envío automático venga desactivado por defecto. Más detalle en Validar y enviar.

Buscar y filtrar reservas

Usa la barra de búsqueda global (atajo ⌘K o Ctrl+K) para saltar a una reserva concreta por:

• Nombre del huésped.
• Número de documento.
• Referencia de reserva.

Para acotar el listado —por alojamiento, estado, fechas de entrada y salida o solo las que se solapan— abre Filtros sobre la lista. El panel te dice cuántas reservas vas a obtener antes de aplicar nada. Ver Filtrar y buscar en los listados.

Exportar

Desde el panel de Filtros del listado de Reservas puedes pedir dos exportaciones:

• Partes de viajeros (.zip) — los partes de las reservas que hayas filtrado, en un ZIP con una carpeta por alojamiento.
• Reservas (.csv) — un listado de las reservas filtradas.

Se preparan en segundo plano y aparecen en Exportaciones, arriba a la derecha. El PDF de una reserva concreta se descarga al momento desde el menú Acciones de la propia reserva.

Todo el detalle —estados, límites, nombres de archivo, quién puede descargarlas y los 30 días de conservación— en Exportaciones.

Estados de reserva

Consulta la referencia de estados para conocer todos los estados posibles y sus transiciones.