Rellenar los datos de un huésped
Normalmente es el huésped quien rellena sus datos desde su enlace de check-in. Pero también puedes introducirlos tú desde la reserva: útil en reservas por teléfono, llegadas sin reserva previa o huéspedes que no van a usar el enlace.
Si el huésped está delante de ti, ver Firmar en recepción para el flujo completo.
Cómo hacerlo
- Abre la reserva.
- En la tarjeta del huésped, pulsa el icono del lápiz (Editar huésped).
- Rellena los datos que tengas y pulsa Guardar.
El formulario tiene los mismos cuatro bloques que ve el huésped en su enlace: Documento, Datos personales, Dirección y Contacto.
La dirección funciona igual que en el enlace del huésped
Si el país es España, la provincia y el municipio se eligen de una lista oficial, igual que en el formulario del huésped. Para cualquier otro país se pide la ciudad como texto libre. La calle, el código postal y el país van juntos: si rellenas uno, hay que rellenar los tres.
No hace falta completarlo todo de una vez
Puedes guardar con los datos que tengas e ir completando después. El huésped seguirá viendo su enlace con lo que ya hayas introducido y solo tendrá que rellenar lo que falte.
La firma sigue siendo del huésped
Rellenar los datos no completa el registro del huésped. La declaración de exactitud y la firma manuscrita solo puede hacerlas el huésped desde su enlace: hasta que firme, su estado no pasa a Firmado.
Si el huésped ya había firmado
Cuando un huésped ya ha firmado, su firma respalda los datos concretos que declaró. Si cambias uno de esos datos, la firma deja de ser veraz, así que RegistroViajero:
- Te avisa antes de guardar y te pide que lo confirmes.
- Devuelve al huésped al estado Rellenando datos y borra su firma.
- Devuelve la reserva a Esperando huéspedes.
El huésped tendrá que abrir su enlace, revisar los datos y firmar de nuevo.
Los datos que cubre la declaración firmada son: nacionalidad, tipo y número de documento, número de soporte, nombre y apellidos, sexo, fecha de nacimiento, dirección y, en menores de edad, el parentesco y el adulto acompañante.
Cambiar solo el contacto no afecta a la firma
El teléfono y el correo no forman parte de la declaración firmada. Puedes corregirlos en un huésped que ya haya firmado sin invalidar nada y sin que tenga que volver a firmar.
Avisos de calidad de datos
Igual que en el formulario del huésped, al guardar puedes ver avisos amarillos sobre datos que parecen tener una errata (un código postal con longitud rara, un número de documento cuya letra no cuadra…). Son orientativos y no impiden guardar. Ver Avisos de calidad de datos.
Hay una excepción: en DNI, NIE y certificado de registro de la UE el número de documento tiene que ser un número español de nueve caracteres con letra de control. Si no encaja, no se guarda — el mismo límite que tiene el huésped en su enlace, para que no quede grabado un número que el Ministerio va a rechazar. Al elegir el tipo de documento verás debajo la misma frase que lee el huésped, diciendo qué documento es exactamente.
Menores de edad
Si introduces una fecha de nacimiento de entre 14 y 17 años, el formulario te pedirá el parentesco y el adulto acompañante de la misma reserva. Si más adelante corriges la fecha y el huésped pasa a ser mayor de edad, RegistroViajero elimina esos dos datos automáticamente.
Los menores de 14 años están exentos: no se registran ni se comunican al Ministerio.
Cuándo no puedes editar
| Estado de la reserva | ¿Puedes editar los datos del huésped? |
|---|---|
| Esperando huéspedes | Sí |
| Listos para revisar | Sí |
| Revisada | Sí |
| Rechazada | Sí |
| Enviada al Ministerio | No |
| Confirmada | No |
| Archivada | No |
| Bloqueado | No hay huéspedes |
En Enviada al Ministerio y Confirmada la comunicación ya consta presentada, así que el lápiz de edición desaparece y la reserva te explica qué hacer: anular la comunicación y volver a enviarla. Al anular se conservan los datos y la firma del huésped. Ver Anular una comunicación.
En Rechazada sí puedes editar: el Ministerio no aceptó la comunicación, no hay nada presentado, y corregir y reenviar es justamente la forma de resolverlo. Ver Corregir un rechazo del Ministerio.
Si una reserva está Archivada, reactívala antes de editar.
Quién puede hacerlo
Cualquier miembro del equipo con acceso a la reserva. Ver Equipo y permisos.