Enlace de check-in

Cada huésped recibe un enlace único para completar su registro. No necesitan registrarse, instalar ninguna aplicación ni descargar nada — abren el enlace en su móvil o navegador y rellenan sus datos directamente.

También puedes rellenarlos tú

Si el huésped no va a usar el enlace (reserva por teléfono, llegada sin reserva previa), puedes introducir sus datos tú mismo desde la reserva. La firma sigue siendo suya. Ver Rellenar los datos de un huésped.

Cómo funciona

1. Desde la reserva, haz clic en Añadir huésped.
2. Se genera un enlace único y un código QR para cada huésped.
3. Compártelo por WhatsApp, email, SMS o cualquier otro medio. El QR es útil en recepción.
4. También puedes generar un enlace grupal con los enlaces de todos los huéspedes en una sola página, ideal para enviar al huésped principal de la reserva. Ver Check-in en grupo.

Pantalla de privacidad

Antes del primer paso, el huésped ve una pantalla de información sobre privacidad y el Real Decreto 933/2021. Tiene que aceptar antes de continuar — esa aceptación se guarda con marca de fecha y hora.

Los 6 pasos del formulario

1. Identificación — nacionalidad, tipo de documento, número de documento y número de soporte cuando aplique.
2. Datos personales — nombre, apellido(s), sexo y fecha de nacimiento. De 14 a 17 años: parentesco con un adulto de la misma reserva.
3. Dirección — calle, código postal, ciudad, país, municipio y provincia.
4. Contacto — teléfono con prefijo internacional y/o email.
5. Firma — el huésped firma a mano y marca la casilla de la declaración de exactitud. Hacen falta las dos cosas para confirmar.
6. Completado — resumen de los datos enviados y, si la reserva no está bloqueada, un botón Editar mi información para editar sus datos.

INFO

Los datos se guardan en cuanto el huésped pasa al siguiente paso. Si cierra el navegador a mitad de un paso, ese paso no quedará guardado hasta que avance; los pasos completados antes sí se mantienen al reabrir el enlace.

Reglas de documentos

Documento	¿Apellido 2?	¿Número de soporte?
DNI	Sí	Sí
Pasaporte	No	No
NIE	Sí	Sí
Certificado de registro de la UE	Sí	Sí
Documento de identidad de mi país	No	No
Documento de viaje	No	No

Las opciones se le presentan al huésped ordenadas por uso real, las más frecuentes primero. Al elegir una, debajo aparece una frase que dice qué documento es exactamente: así un ciudadano de la UE con el documento de identidad de su país no elige Certificado de registro de la UE, que es un certificado emitido en España con número de NIE. Detalle en Tipos de documento.

TIP

El número de soporte está impreso en el anverso del documento, la cara de la foto, no en el reverso — y el número suelto de seis dígitos del DNI es el CAN, que no sirve. La etiqueta y la posición cambian según el documento y su versión: las tienes todas en Tipos de documento.

No se piden fotos del documento

RegistroViajero no requiere subir fotos del DNI ni del pasaporte. Solo se piden los datos textuales (tipo, número y, cuando aplique, número de soporte). Si necesitas custodiar copias por motivos internos, hazlo fuera de la plataforma.

Avisos de calidad de datos

Mientras el huésped rellena, RegistroViajero le muestra avisos no bloqueantes cuando detecta posibles erratas:

• Calle muy corta (probablemente incompleta).
• Código postal con longitud incorrecta para el país.
• Número de documento con una longitud que no es la esperada (un DNI o NIE tiene 9 caracteres).
• Número de soporte fuera de los 3 a 9 caracteres.
• Email con formato sospechoso.

Estos avisos son orientativos — el huésped puede seguir adelante. Solo los requisitos del Ministerio bloquean la firma:

• Edad de 14 años o más (los menores de 14 están exentos del registro completo).
• Apellido 2 si el documento es DNI, NIE o certificado de registro de la UE.
• Número de soporte si el documento es DNI, NIE o certificado de registro de la UE.
• Un número de documento con la forma que corresponde al tipo elegido: DNI, NIE y certificado de registro de la UE llevan un número español de nueve caracteres con letra de control. Si no encaja, el huésped no puede seguir; el formulario le muestra el formato esperado y, cuando procede, le sugiere Documento de identidad de mi país por si el documento es de otro país.

Más detalle en Avisos de calidad de datos.

Menores de edad

• Menores de 14 años: exentos del registro según el RD 933/2021. No firman, no se les pide documento.
• De 14 a 17 años: completan el formulario e indican el parentesco del adulto acompañante de la misma reserva con el menor (padre, madre, tutor legal, abuelo/a, hermano/a, etc.).

Datos previos (autocompletado)

Si un huésped vuelve a hospedarse y abre un nuevo enlace, RegistroViajero puede detectar sus datos anteriores y ofrecérselos para reutilizarlos en un solo clic. La búsqueda exige dos datos coincidentes: el mismo número de documento y la misma fecha de nacimiento. Por eso el ofrecimiento no aparece en el paso 1, sino en el paso de Datos personales (paso 2), cuando el huésped introduce la fecha de nacimiento. El huésped revisa, ajusta lo que haya cambiado y firma — sin volver a teclear los datos.

Idiomas disponibles

El formulario de check-in está disponible en 9 idiomas: español, inglés, francés, alemán, italiano, portugués, gallego, euskera y catalán. Se autodetecta a partir del navegador del huésped, y desde el panel de administración puedes preconfigurar el idioma del enlace.

Editar después de firmar

En el paso final (Completado) el huésped ve un botón Editar mi información, visible mientras la reserva no esté bloqueada. Al pulsarlo:

• Se borra su firma.
• La reserva vuelve al estado Esperando huéspedes.
• Tú recibes un aviso de que un huésped ha reabierto su edición.

Si pasa demasiado tiempo y acabas de bloquear la edición desde el panel, el huésped ve un mensaje pidiéndole que contacte contigo.

Enlace no válido

Si el enlace de un huésped deja de funcionar mientras está a mitad del check-in —porque lo eliminaste, borraste la reserva o los datos caducaron por retención— y el huésped intenta guardar un paso, firmar, aceptar la privacidad o reabrir su edición, ahora ve una pantalla clara de Enlace no válido que le pide contactar con el alojamiento, en lugar de un error confuso. Así el huésped sabe qué hacer y te escribe para pedirte un enlace nuevo.