Enlace de check-in

Cada huésped recibe un enlace único para completar su registro. No necesitan registrarse, instalar ninguna aplicación ni descargar nada — abren el enlace en su móvil o navegador y rellenan sus datos directamente.

También puedes rellenarlos tú

Si el huésped no va a usar el enlace (reserva por teléfono, llegada sin reserva previa), puedes introducir sus datos tú mismo desde la reserva. La firma sigue siendo suya. Ver Rellenar los datos de un huésped.

Cómo funciona

1. Desde la reserva, haz clic en Añadir huésped.
2. Se genera un enlace único y un código QR para cada huésped que hace su propio check-in. Quien tenga menos de 14 años en la fecha de entrada no recibe enlace: le declara el adulto con quien viaja.
3. Compártelo por WhatsApp, email, SMS o cualquier otro medio. El QR es útil en recepción.
4. También puedes generar un enlace grupal con los enlaces de todos los huéspedes en una sola página, ideal para enviar al huésped principal de la reserva. Ver Check-in en grupo.

Pantalla de privacidad

Antes del primer paso, el huésped ve una pantalla de información sobre privacidad y el Real Decreto 933/2021. Tiene que aceptar antes de continuar — esa aceptación se guarda con marca de fecha y hora.

Los pasos del formulario

1. Identificación — fecha de nacimiento, nacionalidad, tipo de documento, número de documento y número de soporte cuando aplique. La fecha va primero porque decide el resto: quien tenga menos de 14 años en la fecha de entrada no rellena este formulario, le declara el adulto con quien viaja.
2. Datos personales — nombre, apellido(s) y sexo. De 14 a 17 años: parentesco con un adulto de la misma reserva.
3. Dirección — calle, código postal, ciudad, país, municipio y provincia.
4. Contacto — teléfono con prefijo internacional y/o email.
5. Menores — solo para huéspedes mayores de edad: los menores de 14 años que viajan con esa persona. Responder No viajan menores es una respuesta válida y es lo que permite continuar.
6. Firma — el huésped firma a mano y marca la casilla de la declaración de exactitud. Hacen falta las dos cosas para confirmar. Esa firma cubre también a los menores que haya declarado.
7. Completado — resumen de los datos enviados y, si la reserva no está bloqueada, un botón Editar mi información para editar sus datos.

TIP

Un huésped de 14 a 17 años no ve el paso Menores: no puede ser la persona adulta responsable de otro menor, así que su formulario tiene un paso menos.

INFO

Los datos se guardan en cuanto el huésped pasa al siguiente paso. Si cierra el navegador a mitad de un paso, ese paso no quedará guardado hasta que avance; los pasos completados antes sí se mantienen al reabrir el enlace.

Reglas de documentos

Documento	¿Apellido 2?	¿Número de soporte?
DNI	Sí	Sí
Pasaporte	No	No
NIE	Sí	Sí
Certificado de registro de la UE	Sí	Sí
Documento de identidad de mi país	No	No
Documento de viaje	No	No

Las opciones se le presentan al huésped ordenadas por uso real, las más frecuentes primero. Al elegir una, debajo aparece una frase que dice qué documento es exactamente: así un ciudadano de la UE con el documento de identidad de su país no elige Certificado de registro de la UE, que es un certificado emitido en España con número de NIE. Detalle en Tipos de documento.

TIP

El número de soporte está impreso en el anverso del documento, la cara de la foto, no en el reverso — y el número suelto de seis dígitos del DNI es el CAN, que no sirve. La etiqueta y la posición cambian según el documento y su versión: las tienes todas en Tipos de documento.

No se piden fotos del documento

RegistroViajero no requiere subir fotos del DNI ni del pasaporte. Solo se piden los datos textuales (tipo, número y, cuando aplique, número de soporte). Si necesitas custodiar copias por motivos internos, hazlo fuera de la plataforma.

Avisos de calidad de datos

Mientras el huésped rellena, RegistroViajero le muestra avisos no bloqueantes cuando detecta posibles erratas:

• Calle muy corta (probablemente incompleta).
• Código postal con longitud incorrecta para el país.
• Número de documento con una longitud que no es la esperada (un DNI o NIE tiene 9 caracteres).
• Número de soporte fuera de los 3 a 9 caracteres.
• Email con formato sospechoso.

Estos avisos son orientativos — el huésped puede seguir adelante. Solo los requisitos del Ministerio bloquean la firma:

• Edad de 14 años o más para firmar (los menores de 14 no firman: los declara la persona adulta con la que viajan).
• Apellido 2 si el documento es DNI, NIE o certificado de registro de la UE.
• Número de soporte si el documento es DNI, NIE o certificado de registro de la UE.
• Un número de documento con la forma que corresponde al tipo elegido: DNI, NIE y certificado de registro de la UE llevan un número español de nueve caracteres con letra de control. Si no encaja, el huésped no puede seguir; el formulario le muestra el formato esperado y, cuando procede, le sugiere Documento de identidad de mi país por si el documento es de otro país.
• Haber respondido el paso Menores, y que cada menor declarado tenga sus datos completos (solo para huéspedes mayores de edad).

Más detalle en Avisos de calidad de datos.

Menores de edad

Todos los menores constan en el registro (RD 933/2021, art. 5.1). Lo que cambia es quién aporta sus datos y quién firma.

• Menores de 14 años: no tienen enlace propio ni firman. La persona adulta con la que viajan los declara en el paso Menores, justo antes de la pantalla de firma, y una sola firma cubre a esa persona adulta y a todos los menores que haya declarado. De cada menor se piden solo nombre, apellidos, fecha de nacimiento, dirección y parentesco: no se les pide documento, contacto ni firma. Cada menor declarado se suma a los huéspedes de la reserva, así que el número de personas alojadas crece al declararlos — es ese total el que se comunica al Ministerio.
• De 14 a 17 años: completan el formulario con su propio enlace, indican el parentesco con la persona adulta acompañante de la misma reserva (padre, madre, tutor legal, abuelo/a, hermano/a, etc.) y firman ellos mismos.

Datos previos (autocompletado)

Si un huésped vuelve a hospedarse y abre un nuevo enlace, RegistroViajero puede detectar sus datos anteriores y ofrecérselos para reutilizarlos en un solo clic. La búsqueda exige dos datos coincidentes: el mismo número de documento y la misma fecha de nacimiento. Ambos se piden en el paso 1, así que el ofrecimiento aparece ahí, en cuanto el huésped introduce la fecha de nacimiento. El huésped revisa, ajusta lo que haya cambiado y firma — sin volver a teclear los datos.

Idiomas disponibles

El formulario de check-in está disponible en 9 idiomas: español, inglés, francés, alemán, italiano, portugués, gallego, euskera y catalán. Se autodetecta a partir del navegador del huésped, y desde el panel de administración puedes preconfigurar el idioma del enlace.

Editar después de firmar

En el paso final (Completado) el huésped ve un botón Editar mi información, visible mientras la reserva no esté bloqueada. Al pulsarlo:

• Se borra su firma.
• La reserva vuelve al estado Esperando huéspedes.
• Tú recibes un aviso de que un huésped ha reabierto su edición.

Si pasa demasiado tiempo y acabas de bloquear la edición desde el panel, el huésped ve un mensaje pidiéndole que contacte contigo.

Enlace no válido

Si el enlace de un huésped deja de funcionar mientras está a mitad del check-in —porque lo eliminaste, borraste la reserva o los datos caducaron por retención— y el huésped intenta guardar un paso, firmar, aceptar la privacidad o reabrir su edición, ahora ve una pantalla clara de Enlace no válido que le pide contactar con el alojamiento, en lugar de un error confuso. Así el huésped sabe qué hacer y te escribe para pedirte un enlace nuevo.