Importar calendarios (iCal)

Conecta los calendarios de tus plataformas de reservas para importar reservas automáticamente y mantener tus alojamientos sincronizados con las OTAs.

Plataformas compatibles

• Booking.com
• Airbnb
• VRBO
• Expedia
• Tripadvisor
• Google Calendar
• Holidu
• Rentalia
• Cualquier otra plataforma que exporte calendarios iCal (.ics)

Cómo conectar un calendario

1. Ve a tu alojamiento en RegistroViajero.
2. En la sección Feeds de calendario, haz clic en Añadir feed.
3. Selecciona la plataforma y pega la URL de exportación iCal.
4. RegistroViajero valida la conexión inmediatamente y hace la primera sincronización.

TIP

Puedes conectar varias plataformas a un mismo alojamiento. Cada feed se sincroniza de forma independiente.

Sincronización

• Automática cada 15 minutos.
• Manual disponible en cualquier momento desde la sección de feeds.
• Recibes un aviso por cada reserva afectada y uno por cada feed que falle. Los cambios repetidos sobre la misma reserva se agrupan en un solo aviso, así no te avisamos cada 15 minutos por lo mismo.

Reservas importadas

Las reservas importadas aparecen con un indicador visual de su origen (Booking.com, Airbnb, etc.).

Las plataformas que no incluyen datos de huéspedes en el calendario crean reservas sin huéspedes. Algunas, como Airbnb, sí incluyen el nombre de pila del huésped (por ejemplo, "Airbnb: John") y se usa como referencia. Desde la reserva puedes:

• Añadir huéspedes y enviar los enlaces de check-in.
• Bloquear las fechas si no necesitas registro de huéspedes.

Reservas frente a bloqueos

No todo lo que hay en un calendario es una reserva de huéspedes. RegistroViajero clasifica cada evento según la plataforma:

• Airbnb — los eventos con un enlace de reserva se importan como reservas; los que solo marcan fechas no disponibles (sin enlace) se importan como bloqueos, no como reservas a comunicar.
• Booking.com — los eventos con un título se tratan como reservas; los vacíos se ignoran. Booking.com no distingue bloqueos, así que sus fechas cerradas ("CLOSED - Not available") también aparecen como reservas para que decidas.
• Otras plataformas — los eventos con un título se importan como reservas; los vacíos se ignoran.

Así no acabas con "huéspedes" fantasma a partir de bloqueos de mantenimiento o de disponibilidad.

Cuando una reserva desaparece del calendario

Si una reserva deja de aparecer en el feed (porque se canceló en la OTA), RegistroViajero espera un margen de unas 2 horas antes de actuar — así un fallo puntual del calendario no archiva reservas reales. Pasado ese margen, lo que hace depende del estado de la reserva:

• Aún sin enviar (Esperando huéspedes, Listos para revisar, Revisada, Rechazada) → la archiva automáticamente y te avisa con Reserva retirada del calendario.
• Ya enviada o confirmada al Ministerio → no la archiva sola. Te avisa con Requiere anulación para que decidas si anular la comunicación (BAJA).
• Bloqueo de fechas → se deja como está.

Cuando anulas la comunicación, el aviso Requiere anulación desaparece. Si esa misma reserva se vuelve a enviar y más adelante desaparece otra vez del calendario, te avisamos de nuevo.

Lecturas incompletas

Si un calendario devuelve una respuesta vacía o claramente incompleta, RegistroViajero se salta el archivado en ese ciclo. Prefiere no tocar nada antes que archivar reservas por un fallo temporal de la plataforma.

Reactivar una cancelación

Si una reserva sin enviar se archivó por error, ábrela y pulsa Reactivar. RegistroViajero la desvincula del feed para que no vuelva a archivarse en el siguiente sync. Más detalle en Reactivar una reserva.

Vínculo con el calendario

Cada reserva importada queda vinculada al evento del calendario del que vino. Mientras ese vínculo existe, las sincronizaciones la mantienen al día: actualizan sus fechas si cambian en la OTA y la archivan si desaparece (según las reglas de arriba).

En algunos casos RegistroViajero rompe ese vínculo a propósito. La reserva pasa a ser manual: se queda en RegistroViajero pero las sincronizaciones dejan de tocarla. Ocurre cuando:

• Reactivas a mano una reserva importada que se había archivado (botón Reactivar) — así el siguiente sync no la vuelve a archivar. Ver Reactivar una reserva.
• Se archiva automáticamente porque desapareció del calendario — si más adelante la plataforma reutiliza ese hueco para otra reserva, entra como reserva nueva en vez de "resucitar" la archivada.
• Anulas una comunicación cuya reserva ha desaparecido del calendario — para que el sync no la vuelva a marcar para anulación. Si la reserva sigue en el calendario y solo cambiaron las fechas, el vínculo se mantiene y adopta las fechas nuevas. Ver Anular una comunicación.
• Eliminas un feed conservando sus reservas. Si más adelante vuelves a añadir el mismo calendario, RegistroViajero las reengancha automáticamente y reanudan la sincronización.

Archivar a mano no rompe el vínculo

Si archivas una reserva a mano pero sigue en el calendario con las mismas fechas, no se recrea en la siguiente sincronización: se respeta tu decisión y se queda descartada. Si la plataforma le cambia las fechas (señal de que el huésped modificó la estancia), RegistroViajero reactiva esa misma reserva con las fechas nuevas —no crea una nueva ni la duplica—, la deja en Esperando huéspedes y te avisa con Reserva reactivada desde el calendario. Sigue vinculada al calendario.

Cambios de fechas

Si la plataforma cambia las fechas de una reserva ya importada, la siguiente sincronización actualiza las fechas automáticamente (mientras la reserva no esté bloqueada por estar ya enviada o confirmada) y te avisa con Fechas cambiadas en el calendario. Si la reserva ya estaba enviada o confirmada al Ministerio, no se modifica sola (una comunicación ya presentada conserva sus fechas): te avisa igualmente con Fechas cambiadas en el calendario y tú decides si anular la comunicación y volver a enviarla con las fechas nuevas.

Gestionar feeds

Cada feed tiene tres acciones:

• Forzar actualización — lanza una sincronización manual al momento, sin esperar al ciclo automático.
• Editar — cambia el nombre (etiqueta) y la plataforma del feed.
• Eliminar — desconecta el calendario.

No hay un interruptor para pausar un feed: si quieres dejar de sincronizarlo, elimínalo. Sus reservas importadas se conservan por defecto (ver más abajo).

Editar un feed

Al editar un feed puedes cambiar su nombre (etiqueta) y su plataforma. La URL no se puede editar: es la identidad del feed (las reservas se vinculan a ella). Para cambiar la URL, elimina el feed y vuelve a añadirlo.

Eliminar un feed

Al eliminar un feed, por defecto se conservan sus reservas: se desvinculan del calendario y se quedan en RegistroViajero como reservas manuales. Si además marcas la casilla Eliminar también las reservas sin enviar de este calendario, esas reservas importadas que aún no se han enviado al Ministerio se archivan.

Las reservas ya enviadas o confirmadas al Ministerio siempre se conservan, aunque borres el feed, para que puedas anularlas si hace falta.

Dónde encontrar la URL iCal

Booking.com

Extranet → Alojamiento → Sincronización de calendarios → Exportar calendario.

Airbnb

Calendario → Disponibilidad → Exportar calendario → Copiar enlace.

VRBO

Calendario → Importar/Exportar → Exportar calendario.

Holidu / Rentalia / resto de plataformas

Busca la opción Exportar calendario en los ajustes de calendario y copia la URL terminada en .ics.

Google Calendar

Ajustes del calendario → Integrar calendario → URL secreta en formato iCal.